Vamos então aos 5 (cinco) mitos que você precisa saber antes de escolher seu sistema de gestão.
1-Qualquer ERP serve para qualquer empresa
Não, da mesma forma que uma ferrari não tem o mesmo desempenho de uma camionete na estrada de chão.
Os sistemas de gestão na maioria das vezes são segmentados por porte de empresa e segmento de mercado, assim é preciso fazer uma busca, analisar as funcionalidades disponíveis em cada sistema, e ver o que melhor se adapta a sua empresa antes de fechar o negócio, solicite uma demonstração, faça uma ligação para a empresa que fornece o software, questione sobre suporte, atendimento e configuração do sistema, ainda questione se a empresa possui algum cliente no segmento que você atua, com essas informações em mãos você conseguirá filtrar as melhores opções de software ERP para a sua empresa, assim não implantando um sistema que engesse sua empresa, que não possua as funcionalidades que você necessita ou que lhe deixe na mão quando você precisar de suporte e atendimento.
2- ERP é caro
Não, na grande maioria das vezes o valor que se é cobrado pelas empresas de sistemas de gestão, não está relacionado ao próprio ERP, e sim ao suporte e atendimento que é prestado durante a utilização do sistema, por isso é importante questionar a empresa fornecedora do sistema de gestão sobre a prestação do suporte e atendimento.
Além disso, um sistema de gestão não pode ser uma despesa, ele é um investimento, assim como um colaborador na sua empresa, ele irá reduzir o seu trabalho, lhe fornecer informações e facilitar a sua tomada de decisões, se isso não acontece ou você não conhece o seu sistema, e deve pedir ajuda para o suporte da empresa que lhe vendeu o programa, ou o sistema de gestão não é compatível com a sua empresa.
3-Sistema em Nuvem não é seguro
Esse quem sabe seja o maior dos mitos, quase que a totalidade de todos os sistemas em nuvem que eu conheço estão hospedados em grandes datacenters, com planos de contingência e backups recorrentes, veja pelo seguinte ponto de vista: Você tem o programa instalado em seu computador, ai o sistema para do nada, e não abre mais ou ocorre algum problema no seu computador, você liga desesperado para o fornecedor do sistema, então, eles lhe dizem a famosa frase, corrompeu o banco de dados “mas que m.. é essa?” , pois então é nele (o banco de dados) que estão armazenados todos os dados que você alimenta o seu sistema de gestão, mas tudo tranquilo, você está colocando o pendrive la e fazendo todos os backups correto? nãooooo?, o queee?? você estava usando o pendrive para escutar música no carro??? então comece a se desesperar.
Em um programa que roda na nuvem, todo esse trabalho é feito dentro do datacenter, são feitos backups periódicos, onde são testados, o servidor em que está rodando o sistema é somente para o sistema não é instalado outros programas ou aberto pen drives que podem conter virus, e ainda quase 100% deles são linux.
4-Minha empresa não comporta um sistema de Gestão
O queeeeee?, você teve o trabalho de abrir uma empresa, comprar seus produtos, se capacitar para prestar seus serviços e agora o problema é o sistema de gestão?????
Vamos voltar la para o primeiro mito, 1-Qualquer ERP serve para qualquer empresa, existe uma grande variedade de softwares ERP no mercado, partindo do ponto de ter um simples controle gerencial como controlar o financeiro, até a emissão de NF-e, NFS-e, controle de ficha técnica de produção. Uma infinidade de possibilidades.
Na minha opinião pessoal, um sistema de gestão deveria ser pré requisito antes de abrir uma empresa, assim como saber vender, você precisa ter controle sobre sua empresa, para tomar decisões, de nada adianta você ter um bom produto, executar um belo serviço e sua empresa morrer por não saber administrar ou vender, ou então perder muito tempo tentando administrar o que poderia ser facilmente resolvido com a utilização de um sistema ERP, lembre-se foque sua energia naquilo que você é bom.
5-Planilhas são capazes de substituir um ERP
Bom, este talvez seja um dos pontos mais delicados, ja vi planilhas tão bem feitas que quase tive a impressão que atendia todas demandas da empresa. Tudo bem mas e qual é o problema então?
Planilhas são específicas para cada situação. Suponhamos que você comprou uma planilha de fluxo de caixa, onde consiga controlar seu faturamento, mas aí, observou-se a outra necessidade: “agora eu preciso controlar meu estoque”. Então, compra uma planilha para lançar a movimentação do estoque, é neste ponto que começa a complicar. A cada venda, é necessário abrir 2 planilhas e lançar item a item da venda, e ainda lançar na primeira planilha o faturamento..
Este é um caso muito simples de retrabalho. É complicado ter que lançar dados em dois lugares, pois existe a possibilidade de um cliente efetuar a devolução de um, ou mais itens que comprou, acabar esquecendo de registrar na planilha do financeiro ou em qualquer outra pode gerar conflito de informações, neste caso, torna-se mais interessante um sistema ERP que irá fazer esses registros de forma simples e confiável, diminuindo as chances de erros.
Sem mais delongas. Um sistema de gestão é feito com milhares de regras de negócio, substituí-lo por uma planilha, significa que todas as regras e funcionalidades deveriam ser inseridas nestas planilhas, se torna inviável. Outro fator é a limitação na geração de arquivos, comunicação e integração com serviços da receita federal, banco e outros… Então, não, planilhas não são capazes de substituir um ERP de forma plena garantindo boa funcionalidade e atendendo todas as necessidades de forma segura e confiável, mas podem ser utilizadas em conjunto, para gerar alguns indicadores usando como base os dados fornecidos pelo próprio sistema de gestão.
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